Wie Sie unproduktive Planungszeiten bei Mitarbeitern verhindern
Neulich telefonierte ich mit einem Kunden, der ein Architekturbüro mit sechs (vornehmlich jungen) Mitarbeitern hat. Sein größtes Problem sind die langen Zeiten, die die Mitarbeiter für ihre Aufgaben brauchen. Er sprach davon, dass eine Aufgabe für eigentlich zwei Wochen bei seinen Leuten eher zwei Monate erfordert.
Als wir dies genauer analysierten, trat das Kernproblem hervor: zielloses Arbeiten unerfahrener Mitarbeiter.
Die kennen nicht den besten Weg zur Lösung einer planerischen Aufgabe und irren oftmals ziellos umher, was dann ein Mehrfaches der eigentlich erforderlichen Zeit kostet.
Hier geht es also um den Geldbeutel und die Nerven von Büroinhabern, denn wenn Mitarbeiter die drei- oder vierfache Zeit für ihre Arbeit benötigen, kostet das Ihr Geld und belastet Ihre — möglicherweise eh schon gespannten — Nerven.
Tatsächlich ist das, was ich im Folgenden beschreibe, einer der wirkungsvollsten Faktoren, ein hochproduktives Büro zu erreichen, in dem die Produktionszeit nicht verschwendet wird.
Was ist das Grundprinzip?
Was tun wir mit Leuten, die den besten Weg zu einem Ziel nicht kennen?
Wir leiten Sie an, und zwar möglichst straff, mit wenig Gelegenheit zum Abschweifen!
Anders gesagt: Wir geben jemandem, der nicht zielgerichtet, produktiv und effizient arbeitet, keine Gelegenheit, immer wieder unnötige Schritte in die falsche Richtung zu machen und dabei wertvolle Arbeitszeit zu verschwenden.
Wie tun wir das?
Mit produktionsbezogenen Besprechungen.
Da man unter einer "Besprechung" auch jede unproduktive Versammlung von Menschen verstehen kann, möchte ich gleich klarmachen, was ich unter einer "produktionsbezogenen Besprechung" verstehe:
- (möglichst) täglich
- morgens
- 10 bis 20 Minuten
In kleinen Büros (bis 10 Leute) wäre das im ganzen Team. Wenn es größer wird, kann es sinnvoll sein, es aufzuteilen.
Die wesentliche Frage, die Sie an jeden einzelnen Mitarbeiter (oder Mitarbeiterin) stellen, lautet: "Was ist das angestrebte Ergebnis deiner heutigen Arbeit, und wie wirst du das angehen?"
Egal, wie Sie die Frage genau formulieren, es geht dabei einfach um folgende zwei Teilfragen:
- Wohin soll dich deine Arbeit heute führen (Ergebnis)?
- Welches ist der von dir gewählte beste Weg dorthin (Methode, Mittel)?
Das Problem bei den meisten jungen Planern liegt nämlich darin, dass sie erstens keine genaue Vorstellung davon haben, wie ihr Ergebnis aussehen soll, und zweitens, dass sie nicht wissen, wie sie dieses Ergebnis am besten (produktivsten, effizientesten) erreichen.
Dies decken Sie auf, indem Sie die entsprechende Frage stellen. Die Antwort sagt Ihnen, ob jemand seinen heutigen Tag produktiv oder unproduktiv verbringen würde. Dann können Sie gleich eine Korrektur vornehmen, bevor die Arbeitszeit verschwendet wird.
Und tatsächlich zeigt sich in der Praxis, dass auf diesem Weg durch den Einsatz einer Viertel- oder halben Stunde Ihrerseits öfter mal mehrere Stunden Arbeitszeit bei Mitarbeitern sinnvoll ausgerichtet werden kann, die sonst vergeudet worden wäre.
Wenn Sie es nicht jeden Morgen hinbekommen, aber wenigstens zwei oder drei Mal pro Woche, ist schon viel gewonnen!